Macro Excel que personne n'ose toucher : risques et sortie

Presque chaque PME a ce fichier. Il calcule les prix, les remises ou les plannings. Il a des onglets partout, des formules qui renvoient à d'autres onglets, parfois une macro écrite par quelqu'un qui a quitté l'entreprise. Il marche. Et personne n'ose y toucher, parce que personne ne sait exactement ce qui casserait.

Chez un distributeur de câbles que nous accompagnons, ce fichier tenait tout le pricing : plus de 3 000 références, des prix indexés sur le cuivre, trois devises, plusieurs modes de transport et plusieurs Incoterms. La chaîne de calcul était répartie sur plusieurs feuilles, reliées par des formules construites au fil des années, et mise à jour à la main à chaque variation du cuivre ou du taux de change. Le projet est raconté en détail dans notre article sur l'automatisation du pricing B2B.

Pourquoi personne n'ose toucher ce fichier ?

Parce qu'il n'a pas été conçu, il a été accumulé. Chaque exception client, chaque nouveau fournisseur, chaque changement de règle a ajouté une colonne, une formule ou un onglet. Au bout de quelques années, le fichier contient la politique commerciale de l'entreprise, sous une forme que seul son auteur sait lire.

Le blocage vient de là. Modifier une cellule peut changer un résultat trois onglets plus loin, et rien ne le signale. La prudence devient la règle, puis l'immobilisme. On ajoute des rustines à côté plutôt que de corriger dedans, et le fichier grossit encore.

Quels sont les risques concrets ?

Des erreurs qui ne se voient pas

Une formule qui ne couvre pas les nouvelles lignes, une valeur tapée à la main par-dessus une formule, une référence cassée après le renommage d'un onglet. Excel ne signale pas la plupart de ces erreurs : il affiche un résultat, simplement faux. Dans un calcul de prix, ce résultat part chez le client dans une offre.

Des versions qui divergent

Le fichier est copié pour un client, envoyé par mail, enregistré sous un nouveau nom. Quelques mois plus tard, plusieurs versions circulent et personne ne sait laquelle contient la dernière règle. Chaque mise à jour manuelle d'un cours ou d'un taux doit être refaite partout, ou sera oubliée quelque part.

Un savoir qui part avec une personne

Chez notre client, une seule personne détenait toutes les règles de calcul, sans documentation. Les exceptions, l'historique, les ajustements selon l'Incoterm et le transport : tout était dans sa tête. C'est le risque le plus lourd, et il a son propre article : la dépendance à une personne clé dans le pricing.

Un temps que personne ne compte

Chaque mois, une part importante du temps de cette personne partait dans la saisie et la vérification manuelle des prix, au détriment du reste de son travail. Ce temps n'apparaît dans aucun tableau de bord, parce qu'il est fondu dans une fonction.

Des macros de plus en plus fragiles

Les versions récentes de Microsoft Office bloquent par défaut les macros des fichiers venus d'Internet, pièces jointes comprises, et beaucoup de services informatiques les restreignent par sécurité. Une macro qui tournait sans histoire peut s'arrêter après une mise à jour ou sur le poste d'un nouvel arrivant.

Comment savoir si votre fichier est devenu un risque ?

Répondez honnêtement à ces questions :

• Qui, à part son auteur, saurait modifier une règle de calcul ?
• Existe-t-il un document qui décrit ce que fait chaque onglet ?
• Combien de copies du fichier circulent en ce moment ?
• Si une formule était fausse depuis un mois, comment le sauriez-vous ?
• La macro tourne-t-elle encore sur un poste neuf ?

Si vous répondez « personne », « non » ou « je ne sais pas » à deux de ces questions, le fichier est devenu un risque pour l'entreprise. Savoir ensuite s'il faut le garder, prendre un logiciel du marché ou construire un outil est une autre question, traitée dans Excel ou logiciel de pricing.

Comment en sortir sans casser l'existant ?

Le réflexe est de tout réécrire d'un coup dans un nouvel outil. C'est la façon la plus sûre de casser quelque chose. Voici l'ordre que nous suivons.

1. Faire l'inventaire : quels onglets, quelles entrées, quelles sorties, qui utilise le fichier et pour quoi faire.
2. Écrire les règles avant de coder. En partant du fichier et de la personne qui le tient, décrire chaque étape du calcul et chaque exception. C'est le travail d'audit et de cadrage, et rien ne tient sans lui.
3. Constituer un jeu de cas réels. Prendre des offres passées, garder les résultats du fichier comme référence, et vérifier que le nouvel outil retrouve les mêmes chiffres ou explique chaque écart. Parfois, l'écart révèle une erreur de l'ancien fichier.
4. Remplacer par lots : une partie du processus, livrée, utilisée, corrigée, puis la suivante.
5. Garder Excel en entrée et en sortie. Les équipes et les clients y sont habitués, et le supprimer d'un coup freinerait l'adoption sans rien apporter.
6. Se brancher sur l'ERP plutôt que le contourner, pour que les données de base arrivent toutes seules.

Ce que ça a donné chez ce distributeur

Le calcul ne vit plus dans des formules. Il passe par un moteur modulaire (cuivre, devise, transport, douane, marge) dont l'équipe modifie elle-même les paramètres. Chaque prix est traçable : un clic montre la chaîne complète, du prix d'achat au prix de vente. Et le moteur signale ce qu'Excel laissait passer. Un produit sans quantité par palette, par exemple, est calculé sans coût de transport, avec une alerte qui le dit.

Excel n'a pas disparu. L'import et l'export sont restés, et les offres sortent toujours au format Excel que les clients attendent. L'ERP est resté en place, synchronisé chaque jour pour les stocks et les prix d'achat. Ce qui prenait plusieurs heures, parfois plusieurs jours selon l'offre, prend quelques minutes. Vous pouvez voir la plateforme dans la démonstration en vidéo.

Que faire dès cette semaine ?

Ouvrez le fichier avec la personne qui le tient et demandez-lui de commenter chaque onglet pendant que vous enregistrez. Une heure d'explication enregistrée vaut mieux qu'aucune documentation, et c'est la matière première de tout le reste.

Pour la suite, nous construisons des automatisations de processus sur ce principe, et notre comparatif sur-mesure ou logiciel packagé aide à choisir la bonne option.