Automatiser le pricing B2B quand tout tient dans Excel

Ce client distribue des câbles entre l'Europe et l'Asie. Il achète et vend en euros, en dollars et en yuans (RMB), sur un catalogue de plus de 3 000 références. Une bonne partie de ces références est indexée sur le cours du cuivre, donc le prix de vente bouge avec le marché des métaux. Par-dessus, chaque offre dépend du mode de transport (maritime, routier, aérien) et de l'Incoterm, chacun avec sa propre logique de calcul.

Il nous a demandé de ne pas le nommer. On ne donnera ni son nom ni ses chiffres, mais tout ce qui suit tourne en production et sert chaque jour à envoyer de vraies offres à de vrais clients. La démonstration complète de la plateforme est en vidéo sur YouTube.

Le point de départ : un pricing Excel que personne d'autre ne pouvait reprendre

Avant notre intervention, tout le pricing reposait sur des fichiers Excel mis à jour à la main à chaque variation du cuivre ou du taux de change. La chaîne de calcul était éparpillée sur plusieurs feuilles, reliées par des formules accumulées au fil des années.

Le vrai problème n'était pas Excel. C'était qu'une seule personne détenait toutes les règles : les exceptions, l'historique, les ajustements selon l'Incoterm et le transport. Rien n'était documenté. Chaque mois, une grosse part de son temps partait dans la saisie et la vérification des prix, au détriment du reste de son travail.

L'audit a fait ressortir trois conséquences :

• Un risque de dépendance. Si cette personne s'absente ou part, personne ne sait refaire une offre juste.
• Un temps énorme absorbé par la saisie, sans valeur ajoutée.
• Une croissance plafonnée. Agrandir l'équipe pricing voulait dire recruter quelqu'un et le former sur un processus jamais écrit, plein de subtilités. Plus le catalogue et le marché grossissaient, plus le goulot se resserrait.

Si votre pricing dépend d'un fichier que peu de gens osent modifier, ou d'une macro que plus personne ne comprend, vous êtes dans la même situation. C'est très courant dans la distribution : la plupart des structures que l'on rencontre n'ont pas automatisé leurs prix.

La méthode : audit, cadrage, puis un premier livrable utilisable

On a appliqué la même méthode que sur nos 37 projets d'IA et d'automatisation :

1. Un audit pour entrer dans le détail du fonctionnement réel, repérer les manques et les endroits où un développement sur-mesure apporte vraiment quelque chose.
2. Un cadrage de ce qu'on construit, avant d'écrire une ligne de code. Pour un moteur de pricing, c'est l'étape décisive : les règles métier doivent être écrites et validées avec le client.
3. Un MVP, une première version qui automatise et centralise une partie du processus.
4. Des retours terrain, puis des itérations, puis le lot suivant.

Deux principes ont guidé les choix techniques. D'abord, s'intégrer à l'existant plutôt que tout remplacer d'un coup : le client avait un ERP, on ne l'a pas mis de côté. Ensuite, rendre le client autonome : il ajoute des champs et fait évoluer la plateforme sans nous rappeler pour chaque modification.

Ce qu'on a construit

La plateforme compte quatre briques, toutes multidevises et multilingues.

1. Une base produit unique, synchronisée avec l'ERP

Le pricing ne peut pas être fiable si le catalogue ne l'est pas. Les produits vivaient à plusieurs endroits : dans l'ERP et dans des fichiers Excel, certains à jour, d'autres non.

On a regroupé ces sources en une seule base, structurée comme un PIM : attributs techniques, commerciaux, marketing et logistiques, recherche, filtres et sélection de produits. Le client peut ajouter des champs sans développement. Un produit créé dans la plateforme est aussi créé dans l'ERP, et l'ERP renvoie chaque jour les stocks et les prix d'achat. La plateforme reste utilisable même si l'ERP est indisponible.

L'import et l'export Excel ont été conservés. Les équipes et leurs clients travaillent encore beaucoup dans Excel, et leur retirer d'un coup aurait freiné l'adoption.

2. Un moteur de calcul de l'achat à la vente

C'est le centre du projet. Le moteur enchaîne des modules qui prennent en compte le cours du cuivre, la devise, le transport, la douane et la marge. Tous ces paramètres sont modifiables.

Concrètement, un commercial crée une simulation, soit un tarif général pour plusieurs clients, soit un tarif spécifique à un projet. Il sélectionne les références (par exemple tous les produits cuivre en stock), puis règle :

• les paramètres de marché (cours du cuivre, taux de change) ;
• les marges d'achat et de vente, qui varient souvent selon le client ;
• le mix entre stock et achat, de 100 % sur stock à 100 % en achat direct chez le fournisseur ;
• l'application de la marge avant ou après transport ;
• l'Incoterm de vente ;
• le transport, avec deux options : un module détaillé (fret, conteneur ou aérien, prix, nombre de palettes, trajet, douane) ou un simple coefficient multiplicateur quand il faut aller vite.

Au lancement, la plateforme signale les incohérences : un produit sans quantité par palette, par exemple, est calculé sans coût de transport, et l'alerte le dit. Surtout, chaque prix est traçable. Un clic sur une ligne affiche la chaîne complète du prix d'achat, du prix de revient et du prix de vente. Quand un client conteste un tarif, l'équipe peut le justifier étape par étape.

3. La comparaison de scénarios

C'est la demande du client qui a le plus changé sa façon de décider. On duplique une simulation, on modifie un paramètre (le cuivre, le taux de change, un transport aérien au lieu du maritime), on recalcule, puis on compare les deux versions ligne par ligne, avec les plus gros écarts de prix mis en avant.

Le conteneur coûte-t-il moins cher que l'avion sur cette commande ? Vaut-il mieux écouler le stock ou acheter, quand l'achat ferait grimper le prix au-delà de ce que le client acceptera ? Ces questions demandaient avant une reconstruction manuelle du fichier. Elles prennent aujourd'hui quelques clics.

4. La génération d'offres assistée par IA

Une fois les prix validés, la plateforme génère les offres. Pour un tarif multiclient, on choisit les clients, les colonnes à afficher (univers, famille, gamme, etc.), la devise de sortie, la langue (français, anglais ou espagnol), les pièces jointes comme les conditions générales de vente, une date d'expiration et un libellé. Un clic produit une offre par client, au format Excel que ses propres clients attendent. L'IA rédige l'argumentaire commercial qui accompagne la grille, là où il était auparavant écrit à la main.

Le résultat

Le processus complet, du choix des produits à l'offre envoyée, était manuel, dispersé sur plusieurs fichiers et dépendait d'une seule personne. Il est maintenant automatisé de bout en bout. Ce qui prenait plusieurs heures, parfois plusieurs jours selon la complexité, prend quelques minutes.

Le calcul est reproductible, documenté par le logiciel lui-même, et peut être confié à d'autres personnes. Le savoir de la personne qui tenait le pricing est écrit dans le moteur au lieu de rester dans sa tête.

Dans la distribution, chaque point de marge compte. Le temps gagné sur une offre se réinvestit directement : on répond plus vite, on traite plus de demandes, et l'activité grandit sans recruter au même rythme.

Ce qu'on retient pour d'autres distributeurs

• Commencez par écrire les règles, pas par choisir un outil. Le cadrage du moteur de calcul a pris du temps, et c'est lui qui a rendu le reste possible.
• Traitez le catalogue en premier. Un moteur de pricing sur des données produit incohérentes produit des prix faux, plus vite.
• Gardez Excel là où il sert encore. Supprimer l'export aurait été plus « propre » et aurait bloqué l'adoption.
• Exigez la traçabilité. Un prix que personne ne peut expliquer ne sera pas cru, ni par vos commerciaux ni par vos clients.

Pour aller plus loin

Chaque brique de ce projet a son article :

• Calculer un prix indexé sur le cuivre
• Intégrer transport, douane et Incoterm au prix de revient
• Gérer un pricing multidevise
• PIM et ERP chez un distributeur
• Comparer des scénarios de transport
• Vendre sur stock ou en achat direct
• Justifier un prix à un client
• Générer ses offres commerciales avec l'IA
• Quand une seule personne connaît les prix

Si vous hésitez entre un logiciel du marché et un outil construit pour vos règles, notre comparatif développer sur-mesure ou acheter pose les critères. Vous pouvez aussi voir comment on construit des applications métier et des automatisations de processus, ou faire le diagnostic gratuit pour savoir par où commencer.