Excel ou logiciel de pricing : quand changer en B2B ?

La question revient souvent dans nos rendez-vous avec des distributeurs et des industriels. Elle est souvent mal posée. On compare un fichier et un logiciel, alors que la vraie comparaison porte sur des règles de prix : sont-elles écrites, sont-elles justes, et qui peut les appliquer ?

Excel est-il vraiment le problème ?

Rarement à lui seul. Excel calcule très bien. Ce qui pose problème, c'est ce qu'on finit par y mettre au fil des années : des règles que personne n'a écrites, des valeurs recopiées à la main, des formules reliées entre plusieurs feuilles, et plusieurs versions du même fichier qui circulent par mail.

Un fichier bien tenu, avec une feuille de paramètres, des données importées plutôt que saisies et un seul propriétaire identifié, peut servir longtemps. Un fichier qui a grandi sans plan devient fragile, même s'il donne encore des prix.

Les signaux qu'Excel ne suffit plus

Voici ce que nous observons quand le fichier a atteint sa limite :

• chaque variation d'une matière première ou d'un taux de change oblige à mettre à jour plusieurs feuilles à la main ;
• une seule personne sait faire une offre complète, et les autres attendent ;
• personne ne peut dire, sans rouvrir le fichier et remonter les formules, pourquoi un prix est ce qu'il est ;
• comparer deux hypothèses (un autre transport, une autre marge) impose de dupliquer le fichier ;
• les données produit, comme les stocks ou les prix d'achat, sont recopiées depuis l'ERP ;
• l'offre envoyée au client est retapée dans un autre format que celui du calcul.

Un seul de ces signaux se gère. Quand plusieurs s'additionnent, le fichier coûte plus de temps qu'il n'en fait gagner, et le risque d'erreur grandit avec le catalogue.

Option 1 : garder Excel, mais le remettre d'équerre

C'est l'option la moins chère, et parfois la bonne. Elle consiste à regrouper tous les paramètres (cours, taux, coefficients) sur une seule feuille, à importer les données produit au lieu de les saisir, à protéger les formules, à n'avoir qu'une version de référence et à documenter les règles à côté.

Elle convient quand le catalogue est limité, les règles peu nombreuses et le marché stable. Elle ne règle ni l'absence d'historique ni la dépendance à la personne qui tient le fichier. Si votre situation ressemble plutôt à une macro que personne n'ose toucher, notre article sur les risques des macros Excel détaille comment en sortir sans rien casser.

Option 2 : un logiciel de pricing du marché

Les logiciels de pricing et de CPQ (configure, price, quote) apportent un outil maintenu, des fonctions éprouvées et un démarrage plus rapide qu'un développement.

La limite est l'adéquation à vos règles. Un outil standard suppose un modèle de calcul. Si le vôtre comporte une indexation sur une matière première, plusieurs Incoterms, un arbitrage entre stock et achat direct ou une marge appliquée avant ou après transport, il faudra vérifier que l'outil sait le faire sans contournement. Il faudra aussi le connecter à votre ERP.

Exigez une démonstration sur vos propres données, avec vos exceptions, pas sur un catalogue de démonstration. Notre comparatif sur-mesure ou progiciel liste les autres points à vérifier.

Option 3 : un outil construit sur vos règles

Un outil sur-mesure reprend exactement votre chaîne de calcul et se branche sur ce qui existe déjà (ERP, fichiers Excel). En contrepartie, il demande un travail sérieux en amont : vos règles doivent être écrites et validées avant le moindre développement. Sans ce cadrage, on automatise un flou.

Cette option se justifie quand votre façon de fixer les prix fait partie de votre avantage commercial, ou quand vos règles sont trop spécifiques pour un modèle standard. Notre comparatif développer ou acheter aide à trancher.

Cinq questions pour choisir

1. Vos règles de prix tiennent-elles sur quelques pages écrites ? Si non, commencez par là, quelle que soit l'option.
2. Quelle part de ces règles est propre à votre métier ?
3. Qui doit pouvoir expliquer un prix, et à qui : un commercial, un client, un contrôleur de gestion ?
4. Avec quels systèmes l'outil doit-il se synchroniser, et à quelle fréquence ?
5. Sous quel format vos clients attendent-ils vos offres ?

La dernière question est souvent oubliée. Beaucoup de clients B2B veulent recevoir leurs tarifs dans un fichier Excel qu'ils peuvent retraiter. Sortir Excel du calcul ne veut pas dire le sortir de la relation client.

Le cas d'un distributeur de câbles

Notre client distribue des câbles entre l'Europe et l'Asie, sur plus de 3 000 références, en euros, en dollars et en yuans. Une part significative du catalogue est indexée sur le cuivre, et le calcul dépend du mode de transport et de l'Incoterm. Tout reposait sur des fichiers Excel mis à jour à la main, avec une chaîne de calcul répartie sur plusieurs feuilles, et une seule personne connaissait l'ensemble des règles.

Cette combinaison de règles est exactement le cas où un modèle standard demande beaucoup d'adaptations. Nous avons construit un outil sur-mesure : une base produit synchronisée chaque jour avec l'ERP, un moteur de calcul modulaire et traçable, la comparaison de simulations ligne par ligne et la génération des offres.

Excel n'a pas disparu pour autant. L'import et l'export Excel ont été conservés, et les offres sortent au format Excel, par client, dans la devise et la langue choisies, parce que c'est ce que les clients du distributeur attendent. Ce qui prenait plusieurs heures, parfois plusieurs jours selon la complexité de l'offre, prend aujourd'hui quelques minutes.

La plateforme est visible dans la démonstration en vidéo, et le projet est détaillé dans notre article sur l'automatisation du pricing en distribution B2B. Si vous craignez de devoir changer d'ERP pour y arriver, lisez aussi comment automatiser sans remplacer son ERP.

Le test à faire avant de décider

Prenez vos trois dernières offres les plus complexes. Pour chacune, posez trois questions : qui d'autre aurait pu la produire, combien de fichiers ont été ouverts pour la faire, et pouvez-vous justifier chaque prix à un client qui le conteste ? Si les réponses vous gênent, Excel n'est plus le bon endroit pour vos règles. Le diagnostic gratuit sert à voir laquelle des trois options vous correspond.